Administrando
Pessoas
No sistema Tesouraria (Cloud), o grupo de cadastros de Pessoas é composto por Assinantes, Credores e Responsáveis. Esses cadastros podem ser acessados por meio do menu Administrando > Pessoas.
Esses cadastros serão utilizados em praticamente todas as rotinas do sistema e, as pessoas cadastradas no sistema Tesouraria são exibidas, também nos sistemas Contábil (Cloud) e Planejamento (Cloud), eis que há uma comunicabilidade entre nossos sistemas.
Portanto, se você trabalha ou trabalhará com vários de nossos sistemas, é importante saber que eles se adaptam a cada contexto processual e têm finalidades específicas para o que foram projetados.
Assinantes
O cadastro de Assinantes é parte integrante do cadastro Assinaturas. Juntamente com ele, o Grupo de configuração de assinaturas também é uma informação obrigatória.
O acesso à funcionalidade se dá por meio do menu Administrando > Pessoas > Assinantes.
Na tela inicial serão exibidos todos os Assinantes cadastrados na entidade. Caso não seja exibido prontamente, basta clicar no botão Atualizar, no canto superior direito da tela.
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Por meio da tela inicial é possível, ainda, Editar (ícone de lápis) ou Excluir (ícone de lixeira) um Assinante previamente cadastrado.
A funcionalidade também conta com a barra de pesquisa que permite a busca rápida de um registro, pesquisando pelo Nome, CPF ou Função.
+Assinante
Para cadastrar um novo assinante, o usuário deve clicar no botão + Assinante e, na tela Adicionando assinante devem ser inseridas as informações solicitadas (os campos com *são de preenchimento obrigatório).
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Após o preenchimento, basta Salvar as informações para finalizar o cadastro ou Salvar e adicionar novo para cadastrar outro assinante.
Após realizar o cadastro de Assinantes, você deve cadastrar os Grupos de configuração de assinaturas e as Assinaturas, respectivamente.
Credores
Como parte integrante do conjunto de registros de Pessoas, esse cadastro permite a inclusão de todos os possíveis credores da entidade. Esses credores serão informados durante o processo de Empenho de despesas, como diárias, adiantamentos, despesas extras, entre outras.
O acesso à funcionalidade se dá por meio do menu Administrando > Pessoas > > Credores.
Na tela inicial serão exibidos todos os Assinantes cadastrados na entidade. Caso não seja exibido prontamente, basta clicar no botão Atualizar, no canto superior direito da tela.
Serão exibidos todos os cadastros das Pessoas físicas (PF) e jurídicas (PJ), a data de inclusão e a situação.
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Por meio da tela inicial é possível, ainda, Editar (ícone de lápis) ou Excluir (ícone de lixeira) um registro previamente cadastrado.
A funcionalidade também conta com a barra de pesquisa que permite a busca rápida de um registro e, se desejar uma busca mais refinada, o usuário pode utilizr a pesquisa avançada (ícone de funil) e fazer uso dos filtros disponibilizados.
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+Credor
Para cadastrar um novo credor, basta clicar nobotão +Credor.
Primeiramente, devems er inserido o Nome e o CPF ou CNPJ do Credor a ser cadastrado, bem como, a Data de inclusão.
Em seguida, as Informações gerais do credor são dividias em quatro guias: Dados pessoais, Documentos (somente para PF), Contas bancárias e EFD-Reinf. Vejamos as especificidades de cada uma delas:
Na guia Dados pessoais, devem ser inseridas todas as informações referentes ao credor, como endereço, telefone, e-mail e demais dados relevantes.
Na guia Documentos (disponível apenas para pessoa física), são solicitadas as informações dos documentos pertinentes à pessoa do credor, como, por exemplo, RG, data de emissão, entre outros.
Na aba Contas bancárias, é possível vincular o credor a uma ou mais contas bancárias. Para isso, basta clicar no botão +Conta. É importante ressaltar que o cadastro da conta bancária não está relacionado à funcionalidade cadastral Contas bancárias, que é um ambiente específico para a gestão das contas da própria entidade. Nesse caso, a vinculação ocorre apenas com o cadastro das Agências bancárias. Para vincular a conta bancária corretamente, é necessário cadastrar uma agência previamente, pois essas informações serão solicitadas.
Após cadastrar uma conta bancária, um ícone de estrela será exibido no canto esquerdo da tela. Ao selecionar essa opção, a conta bancária será marcada como favorita. Dessa forma, quando for realizado um pagamento para esse credor, o sistema automaticamente sugerirá essa conta como a preferencial para a transação.
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Um benefício de registrar antecipadamente as contas bancárias do credor e marcar uma conta como favorita é a otimização das rotinas que solicitam essa informação, como pagamentos de empenhos e despesas extras. Ao marcar uma conta como favorita, o sistema sugere automaticamente essa conta durante o processo de pagamento. No entanto, também é possível selecionar outra conta, se necessário, a partir da lista de contas cadastradas.
Na guia EFD-REINF o usuário informa se o credor É produtor rural, em caso positivo, a opção Contribuição previdenciária sobre a folha ficará disponível para seleção. Se selecionada, indicará que o produtor rural optou pela forma de tributação da contribuição previdenciária sobre a folha de pagamento. Essa informação será utilizada na geração de dados à EFD-Reinf.
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Se a opção É produtor rural não for selecionada, a opção Prestação de serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada ficará disponível para seleção (apenas para pessoa jurídica).
Se a opção Prestação de serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada for selecionada, a opção Contribuinte da contribuição previdenciária sobre a receita bruta (CPRB) ficará disponível para seleção (apenas para pessoa jurídica). Se selecionada, indicará que o prestador de serviço é contribuinte da contribuição previdenciária sobre a receita bruta (CPRB), a qual reduz a alíquota de 11% para 3,5 na retenção.
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Ainda, se a opção Beneficiário de pagamentos pessoa jurídica/pessoa física for selecionada, o campo Natureza de rendimentos será exibido.
Para desativar o registro de um credor, basta selecionar o checkbox da opção Registro desativado e preencher o campo Data de inativação.
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Após o preenchimento, basta Salvar para finalizar o cadastro ou Salvar e adicionar novo para cadastrar outro credor.
Responsáveis
O cadastro de Responsáveis é uma informação utilizada em outros registros do sistema, como o cadastro de Contas bancárias ou de Credores. Esse cadastro é composto por diversas informações, incluindo o seu Tipo. Portanto, primeiramente deve ser realizado o cadastro dos Tipos de responsáveis**.
Com os tipos previamente cadastrados, o usuário deve acessar o menu Administrando > Pessoas > Responsáveis.
Na tela inicial serão exibidos todos os Responsáveis cadastrados na Entidade, juntamente com sua Situação (Ativo ou Inativo).
Clicando no ícone de lápis o usuário poderá Editar o cadastro e, no ícone de lixeira, Excluir o registro.
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Além disso, a funcionalidade conta com a barra de pesquisa, que permite a busca pelo Nome, CPF, Cargo ou Tipo de responsável ou, para uma pesquisa mais específica, o usuário pode utilizar a pesquisa avançada (ícone de funil) e pesquisar pela Situação e/ou Organograma.
+Responsável
O cadastro de um novo responsável é realizado por meio do botão +Responsável.
Na tela Adicionando responsável basta preecnher as informações solicitadas (os campos identificados com * são de preenchimento obrigatório).
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O cadastro ainda conta com a guia Campos adicionais, que permite a inserção de outras informações que o usuário julgar necessárias. Contudo, para isso é necessária a criação dos campos adicionais por meio do menu Utilitários > Campos adicionais.
Os dados que constam neste cadastro são comuns e relacionados à informações pessoais, como endereço, telefone, CPF, e-mail, entre outros. Os campos Descrição do cargo e Tipo podem ser comuns na maioria das vezes, ou seja, constar a mesma definição, então não se preocupe. Apesar disso, preencha-os para que seu cadastro esteja completo à futuras consultas.
Ao clicar nos campos Endereço(s), Telefone(s) e E-mail(s) uma janela adicional abrirá para preenchimento dos campos. Para inserir apenas um endereço/telefone/e-mail o usuário dele clicar em Adicionar > Continuar. Se quiser incluir dois ou mais, basta clicar em Adicionar e preencher novamente os campos e, somente ao final clicar em Continuar.
Para inserir Períodos de responsabilidades utilize o botão +Período. Os campos ficarão disponíveis para preenchimento (os campos identificados com * o preenchimento é obrigatório).
Para inserir Anexos, clique no quadro Anexos > botão + Anexo.
Ainda, para inativar o cadastro, bastar informar a Data da inativação e, automaticamente o status do cadastro será alterado de Ativo para Inativo. Quando desejar ativá-lo novamente, basta retirar a respectiva data.
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Após o preenchimento, clique em Salvar para finalizar o cadastro ou Salvar e adicionar novo para cadastrar outro responsável.
Estrutura organizacional
No sistema Tesouraria (Cloud) os cadastros de Organogramas e Entidades que formam a Estrutura organizacional. Esses cadastros são compartilhados e interagem entre si, gerando uma otimização do tempo durante as atividades e evitando uma necessidade de novos registros com a mesma finalidade informacional.
Cada município possui sua própria legislação que estabelece a estrutura organizacional interna, levando em consideração as particularidades locais e as demandas da sociedade. Essa estrutura refere-se à maneira como as atividades desenvolvidas são divididas, organizadas e coordenadas dentro da administração municipal. Em um sentido amplo, essa estrutura abrange aspectos físicos, humanos, financeiros, jurídicos, administrativos e econômicos. Para cada órgão, são atribuídas responsabilidades e tarefas específicas de acordo com a função exercida.
Veja abaixo um exemplo de estrutura organizacional municipal:
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Organogramas
A funcionalidade Organogramas tem como objetivo realizar o cadastro estrutural, funcional e programático da entidade municipal. Por meio dele, é possível organizar e identificar o código, a descrição e o tipo de administração a que pertence cada órgão.
Conheça o ambiente
O acesso a funcionalidade se dá por meio do menu Administrando > Estrutura organizacional > Organogramas.
Caso a entidade ainda não possua um organograma configurado, primeiramente deve ser criada uma configuração utilizando, para isso, o botão Criar configuração.
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Na tela Adicionando configuração de organograma o usuário poderá personalizar o organograma a ser utilizado na entidade, informando uma Descrição da configuração, o Nível e sua respectiva Descrição, bem como a Quantidade de dígitos e o Separador, sendo:
- Descrição da configuração: nome do organograma a ser utilizado, podendo ser utilizados caracteres numéricos e alfabéticos, por exemplo: Organograma 2022
- Nível: são as subdivisões de cada organograma, podendo ter no máximo 13 níveis, os quais serão utilizados para especificar cada órgão/setor/entidade. Para adicionar níveis, clique em +Nível.
- Descrição: nome do órgão/setor/entidade que aquele nível representa.
- Quantidade de dígitos: você estabelece quantos dígitos representarão cada nível, num máximo de 10 dígitos.
- Separador: são os ícones que irão separar os níveis, você pode escolher entre ponto (.), barra (/), hífen (-) ou nenhum.
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Para alterar o uso da configuração desejada, bem como, para Editar, Duplicar ou Excluir uma configuração, basta clicar no ícone de engrenagem e escolher a opção desejada.
Início do exercício e elaboração da LDO e LOA
No aspecto orçamentário, tanto na rotina de início do exercício, quanto na elaboração anual das peças LDO e LOA, não há necessidade de criar uma nova configuração todos os anos. Sugerimos que a configuração do ano anterior seja colocada Em uso para o ano seguinte, dessa forma, todos os organogramas cadastrados estarão válidos para serem utilizados na elaboração das despesas. Contudo, se ocorrerem alterações na estrutura organizacional, por exemplo um fundo for extinto, realize a rotina de duplicação da configuração e efetue os ajustes, como incluir ou excluir algum organograma.
Para mais detalhes sobre o início do exercício e a elaboração das peças, acesse o conteúdo Como realizar o Encerramento e Início do Exercício da Escrituração no Contábil.
Pesquisar e Pesquisa avançada
É possível realizar a pesquisa pelos organogramas cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pela Descrição ou Número do organograma.
Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil.
Cadastrando um organograma
Após a configuração do Organograma, deve ser incluído cada órgão/setor na configuração criada, a qual representa a entidade municipal. Para isso, basta clicar no botão +Organograma e, na tela Adicionando organograma, informar o Número que representará aquele órgão/setor, a Descrição e, se desejar, o Tipo de administração a que ele pertence.
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O campo Tipo de administração, é um dado proveniente do cadastro de Tipos de administração. Se não tiver sido cadastrado previamente, pode ser cadastrado diretamente no cadastro do organograma.
Após o preenchimento, basta Salvar para finalizar o cadastro ou Salvar e adicionar novo para cadastrar outro organograma.
Entidades
O cadastro Entidades contém informações básicas relativas à própria entidade municipal, como nome, CNPJ, endereço, e-mail, entre outros. Trata-se de uma informação primordial e inicial para uso do sistema.
O acesse se dá por meio do menu Administrando > Estrutura organizacional > Entidades.
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Na guia Campos adicionais é possível inserir outras informações que o usuário julgar importante. Para isso, é necessária a criação e configuração dos Campos adicionais por meio do menu Utilitários > Campos adicionais.
Assinaturas
Assinaturas
Assinaturas digitais: o que são e onde são utilizadas?
O momento em que vivemos, necessita que sejam criados meios pelos quais os nossos serviços ou atividades se tornem mais práticos. E por que não incluir toda essa praticidade quando um contrato ou um relatório que precisa ser assinado, por duas pessoas ou mais, seja agilizado?
A utilização da assinatura digital é uma solução que oferece diversos benefícios, como a prevenção de fraudes e a contribuição para a sobrevivência, segurança, desenvolvimento e agilidade das entidades de qualquer natureza jurídica.
- O que são assinaturas digitais?
A assinatura digital é um método utilizado para autenticar informações digitais. Com níveis elevados de confiabilidade, ela atende a diversas exigências legais e preserva a identidade de cada assinante, assim como a segurança e autenticidade dos documentos.
Como o próprio nome sugere, o termo assinatura está relacionado, de forma indireta, à assinatura manuscrita, já que essa não pode sofrer nenhuma alteração, além de descartar a possibilidade de que o conteúdo do documento possa ser alterado ou manipulado de alguma forma.
A assinatura digital surgiu como uma solução prática para a validação de documentos. Ela permite autenticação segura e confiável em ambiente digital, sem necessidade de documentos físicos ou assinaturas manuais.
- A assinatura digital no Brasil
Autorizada pela Medida Provisória nº 2.200 - 2/001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), em seu primeiro artigo, a seguinte norma: Art. 1º. Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
O que a medida provisória concede à ICP-Brasil é afirmar que qualquer documento digital assinado com o certificado emitido pelo ICP-Brasil pode ser considerado assinado pela própria pessoa.
Sendo assim, atualmente, qualquer documento digital possui validade jurídica se for certificado pela ICP-Brasil.
- Qual a diferença entre assinatura digital e certificado digital?
A assinatura digital utiliza a criptografia para vincular um certificado digital a um documento eletrônico que está sendo assinado, existindo diversas garantias de que a integridade e a autenticidade do documento não serão violadas.
Já o certificado digital é a chave que contém diversas informações de identificação do assinante, como o nome, e-mail, validade do certificado, entre outras.
Atualmente, somente uma autoridade certificadora pode emitir um certificado, contando com o apoio do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação através da ICP-Brasil.
Qual a validade jurídica e por que são tão seguras?
- Autenticidade;
- Integridade;
- Não-repúdio;
- ID digital;
- Informações criptografadas;
- Específica para cada pessoa e entidade;
- Mobilidade.
Conheça o ambiente
O acesso a funcionalidade se dá por meio do menu Administrando > Assinaturas > Assinaturas, sendo exibidas todas as assinaturas e grupos de assinaturas cadastradas na entidade.
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Ao clicar em Mais detalhes é possível visualizar mais informações acerca das assinaturas
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O ambiente ainda conta com os botões de Copiar (ícone de folha), Editar (ícone de lápis) e Excluir (ícone de lixeira) no canto direito da listagem, facilitando o gerencimento das assinaturas cadastradas.
Além disso, caso deseje, o usuário poderá utilizar a barra de pesquisa e buscar pela Descrição do grupo de assinatura, pelo Nome do assinante ou pelo CPF do assinante ou, ainda, utilizar a pesquisa avançada (ícone de funil) e, por meio dos filtros disponibilizados buscar pelo Organograma ou pelo Período da assinatura.
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+Assinatura
Para realizar o cadastro das Assinaturas, é fundamental que os Assinantes e os Grupos de configuração de assinaturas sejam cadastrados. Entretanto, vale destacar que por meio do próprio cadastro de Assinaturas é possível efetuar os registros dos cadastros citados.
O cadastro de uma assinatura é realizado por meio do botão + Assinatura.
Na tela Adicionando assinatura deve ser inserida, primeiramente, a Data inicial de vigência da assinatura e, se desejar a Data final. Em seguida, o usuário devem informar o Grupo ao qual pertencerá essa assinatura e, para qual(is) Organograma(s) (opcional) ela ficará disponível. Por fim, basta selecionar os Assinantes que farão parte dela. Poderão ser incluídos quantos assinatantes forem necessários, utilizando, para tanto, o botão +Assinante.
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Se o Assinante estiver cadastrado, basta digitar o nome desejado e clicar em Adicionar.
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A ordem de assinaturas dos assinantes ficará no lado esquerdo, com o número do assinante.
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Para excluir um assinante incluído, basta clicar em Excluir assinante.
Para finalizar o cadastro o usuário deve clicar em Salvar ou Salvar e adicionar novo para cadastrar outra assinatura.